Aktuelles zum Thema Registrierkassen

Das Ende 2016 verkündete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. „Kassengesetz“; BGBl. I 2016, S. 3152) war der erste grundlegende Schritt zur künftigen Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Kassendaten. Mit dem Ende März vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Referentenentwurf einer Kassensicherungsverordnung (KassenSichV-E) folgte die Konkretisierung der Anforderungen an die technischen Maßnahmen. Die Praxis konnte zum KassenSichV-E Stellung nehmen. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) nahm diese Möglichkeit mit seiner Stellungnahme S 05/17 wahr.

In der Anfang Mai dem Deutschen Bundestag zur Zustimmung zugeleiteten KassenSichV des BMF (BT-Drs. 18/12221) wurden die Anregungen zur Entlastung der Praxis erfreulicherweise in Teilen aufgegriffen. Soweit der Bundestag und Bundesrat zustimmen, sind unter anderem folgende Neuerungen geplant.

Welche Geräte gelten als elektronische Aufzeichnungssysteme gem. § 146a AO?
Nach § 1 KassenSichV fallen nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen unter die neuen Vorgaben. Folgende Geräte werden ausdrücklich aus dem Anwendungsbereich ausgenommen:

• Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker,
• elektronische Buchhaltungsprogramme,
• Waren- und Dienstleistungsautomaten,
• Geldautomaten,
• Taxameter und Wegstreckenzähler sowie
• Geld- und Warenspielgeräte.

Wie wird die Aufzeichnung des sog. „anderen Vorgangs“ sichergestellt?
Die KassenSichV beschreibt die Anforderungen an die Protokollierung der einzelnen elektronischen Grundaufzeichnungen (§ 2 KassenSichV). Danach muss das elektronische Aufzeichnungssystem für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang im Sinne des § 146a Abs. 1 S. 1 AO eine neue Transaktion starten. Zu den von der KassenSichV vorgegebenen Transaktionsdaten zählen unter anderem die Zeitpunkte des Vorgangbeginns und seiner Beendigung, die Transaktionsnummer oder die Zahlungsart. Die Transaktion hat auch die Art des Vorgangs zu enthalten (§ 2 S. 2 Nr. 3 KassenSichV).

Nach Auffassung des DStV müsste an dieser Stelle des Prozesses deutlich erkennbar sein, ob die Transaktion einen aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall oder aber einen anderen Vorgang betrifft. Eine entsprechend eindeutige Kennzeichnung würde aufzeigen, dass der Steuerpflichtige seiner Pflicht zur Aufzeichnung des anderen Vorgangs gem. § 146a Abs. 1 S. 1 AO nachgekommen ist. Konflikte in Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen würden so reduziert.

Der DStV regte daher in seiner Stellungnahme zum KassenSichV-E zur Klarstellung an, den Begriff in der Begründung zur KassenSichV zu würdigen. Dazu sollte - wie in der Begründung des Regierungsentwurfs des Kassengesetzes (BT-Drs. 18/9535, S. 19) - eine mit Beispielen versehene Erklärung aufgenommen werden. Dieser Anregung wurde gefolgt: Die Verordnungsbegründung sieht nunmehr eine Begriffsbestimmung vor (BT-Drs. 18/12221, S. 10).

Auch bei der kommenden Entwicklung der Technischen Richtlinien und Schutzprofile durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) muss dieser Aspekt aus Sicht des DStV weiter verfolgt werden. Die technischen Vorgaben müssen vorsehen, dass die Transaktion eindeutig als anderer Vorgang erkennbar ist.

Was muss bei der Speicherung der Grundaufzeichnungen beachtet werden?
In § 3 KassenSichV werden unter anderem die Anforderungen an die Speicherung der Geschäftsvorfälle oder anderen Vorgänge beschrieben. Sie muss vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium erfolgen. Die Verordnungsbegründung gibt unter anderem Anhaltspunkte, was unter einem nichtflüchtigen Speichermedium zu verstehen ist (BT-Drs. 18/12221, S. 11).

Des Weiteren ist nach § 3 KassenSichV zu beachten:

  • Die gespeicherten digitalen Grundaufzeichnungen müssen eine vollständige Verkettung aller Transaktionen enthalten (§ 3 Abs. 2 KassenSichV). Durch die Verkettung der Transaktionen werden Manipulationen der Aufzeichnungen sichtbar (BT-Drs. 18/12221, S. 11).
  • Bei der Übertragung der digitalen Aufzeichnungen von dem elektronischen Aufzeichnungssystem in ein externes elektronisches Aufbewahrungssystem muss sichergestellt werden, dass die vorgenannte Verkettung erhalten bleibt (§ 3 Abs. 3 KassenSichV).
  • Eine Verdichtung von Grundaufzeichnungen in einem elektronischen Aufbewahrungssystem ist für die Dauer der Aufbewahrungsfrist dann unzulässig, wenn dadurch deren Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist (§ 3 Abs. 4 KassenSichV).

Der Referentenentwurf sah noch ein ausnahmsloses Verbot der Datenverdichtung vor (§ 3 Abs. 4 S. 2 KassenSichV-E). Der DStV kritisierte dieses ausnahmslose Verbot in seiner Stellungnahme und wies erneut auf die die Praxis belastenden Konsequenzen der langen Aufbewahrungsfristen hin. Aus Sicht des DStV sollte gerade die neue Kassen-Nachschau dazu führen, dass die mit dem Entwurf des Jahressteuergesetzes 2013 geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen erneut auf die Tagesordnung gerufen wird. Mit dem neuen Prüfinstrument könnten die Akten auf Seiten der Finanzverwaltung und des Steuerpflichtigen früher geschlossen und die Unterlagen sowie Daten vernichtet werden.

Die nunmehr in der KassenSichV vorgesehene Ausnahme von dem Verbot der Datenverdichtung dürfte die Kostenintensität der Aufbewahrung der Kassendaten zumindest ein wenig drosseln. Aus Sicht des DStV bedeutet sie daher einen Schritt in die richtige Richtung.

Darüber hinaus konnte die Praxis vor einer weiteren Rechtsunsicherheit bewahrt werden. Der Referentenentwurf sah die Pflicht vor, dass die Verfügbarkeit der gespeicherten digitalen Grundaufzeichnungen durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen ist (§ 3 Abs. 1 S. 2 KassenSichV-E). Die Verordnungsbegründung erläuterte die insoweit zu beachtenden Anforderungen hingegen nicht näher. Der DStV kritisierte diese Unklarheit und regte zur Veranschaulichung an, Beispiele in die Verordnungsbegründung aufzunehmen. Die nunmehr an den Deutschen Bundestag zugeleitete KassenSichV enthält die Pflicht erfreulicherweise nicht mehr.

Welche Anforderungen gelten für den Beleg?
Mit dem Kassengesetz wurde eine Pflicht zur Belegausgabe bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt (§ 146a Abs. 2 AO). Die KassenSichV legt nun die Mindestanforderungen an den auszustellenden Beleg fest (§ 6 KassenSichV). Neben den nach § 33 UStDV geforderten Angaben für Kleinbetragsrechnungen muss ein Beleg mindestens enthalten:

  • den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie dessen Beendigung,
  • die Transaktionsnummer und
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Weder der Verordnungstext noch deren Begründung konkretisieren jedoch die Eigenschaften des „standardisierten“ Datenformats.

Der DStV wies bereits in seiner Stellungnahme zum Referentenentwurf darauf hin, dass dieses Erfordernis ein Novum ist. Beispielsweise sieht die gesetzliche Vorgabe zur elektronischen Kapitalertragsteuerbescheinigung keine Angabe zum Datenformat vor (§ 45a Abs. 2 S. 2 EStG). Aus Sicht des DStV generiert der Zusatz „…in einem standardisierten Datenformat…“ keinen Mehrwert. Er regt daher nach wie vor dessen Streichung an.

Was gilt für die Zertifizierung?
Die KassenSichV konkretisiert auch das Verfahren zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen (§ 7 KassenSichV). Es gelten § 9 des Gesetzes über das BSI sowie die BSI-Zertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17.12.2014 (BGBl. I 2014, S. 2231) in der jeweils geltenden Fassung. Die Prüfung und Bewertung eines Antrags auf Zertifizierung kann auch durch vom BSI anerkannte sachverständige Stellen erfolgen (§ 7 Abs. 1 S. 2 KassenSichV). Die Kosten der Zertifizierung sind vom Antragsteller, z. B. dem Hersteller der Sicherheitseinrichtung, zu tragen (§ 7 Abs. 2 S. 1 KassenSichV; BT-Drs. 18/12221, S. 14).

Nach wie vor ungeklärt ist, ob betriebsindividuelle Programmierungen oder solche zum Schutz der Kassendaten von Berufsgeheimnisträgern (wie Ärzten oder Apothekern) zwangsläufig zum Erlöschen des Zertifikats führen. Der DStV zeigte in seiner Stellungnahme erneut auf, warum der Steuerpflichtige und sein Berater über diese möglichen Folgen nicht im Unklaren gelassen werden dürfen. Der DStV fordert weiterhin, dass

  • eine gesetzliche Regelung geschaffen wird, wonach Programmierungen des Kassensystems, die aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen erforderlich sind, nicht der Zertifizierungs- oder Rezertifizierungspflicht unterliegen;
  • bei der Erstellung der Technischen Richtlinien und Schutzprofile der Lösung dieser Probleme Rechnung getragen wird.

Wie geht es mit der KassenSichV und den Konkretisierungen der technischen Anforderungen weiter?
Die vorgenannten Planungen sind noch nicht in Stein gemeißelt: Der Deutsche Bundestag wird sich in den kommenden drei Sitzungswochen mit der KassenSichV des BMF befassen. Ob er der KassenSichV zustimmt oder sie ablehnt, wird sich in der zweiten Junihälfte entscheiden. Im Falle seiner Zustimmung wird sie dem Bundesrat zur Zustimmung zugeleitet.

Erst wenn die KassenSichV vom Deutschen Bundestag und Bundesrat abgenickt ist, erfolgt die Festlegung der Technischen Richtlinien und Schutzprofile durch das BSI. Ausweislich der Stellungnahme des Nationalen Normenkontrollrates zum KassenSichV-E hat das BMF zugesichert, dass neben den Ländern die betroffenen Verbände vor der abschließenden Festlegung beteiligt werden (BT-Drs. 18/12221, S. 17). Damit wird erfreulicherweise eine weitere Anregung des DStV verfolgt.

Darüber hinaus ist geplant, dass die Regelungen der KassenSichV zwei Jahre nach deren Inkrafttreten evaluiert werden (BT-Drs. 18/12221, S. 9). Im Rahmen der Evaluierung soll geprüft werden, ob der Anwendungsbereich der KassenSichV zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zu erweitern ist.

Wo sieht der DStV dringenden weiteren Nachjustierungsbedarf?
Mit dem Kassengesetz wurde die Einzelaufzeichnungspflicht zur Klarstellung gesetzlich festgeschrieben (§ 146 Abs. 1 AO). Grundsätzlich folgt seit jeher daraus, dass nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auch der Name des Kunden aufzuzeichnen ist. Bei Geschäften an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung würde dies zu unangemessenem Bürokratiemehraufwand führen. Daher hat der BFH für diese Fälle aus Zumutbarkeitsgründen bereits in 1966 eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht vorgesehen. Die Finanzverwaltung erkannte sie bisher an.

Um dieser anerkannten Ausnahme Rechnung zu tragen, wurde die gesetzliche Einführung der Einzelaufzeichnungspflicht von einer gesetzlichen Ausnahme sowie einer Rückausnahme begleitet. In der Praxis werfen diese Neuregelungen nunmehr Fragen auf, welche der DStV in seiner Stellungnahme skizzierte.

Er sieht unter anderem in folgendem Fall, der seit der Verkündung des Kassengesetzes am 29.12.2016 mit Unsicherheiten behaftet ist, gesetzlichen Handlungsbedarf: Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen ist ihrem Wortlaut nach nur auf den Verkauf von Waren beschränkt (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO). Würde allein nach dem Wortlaut gegangen, würde die Ausnahme beispielsweise nur Lebensmittelhändlern helfen. Diese enge Auslegung widerspräche bereits dem Sinn und Zweck der Regelung und somit dem Willen des Gesetzgebers. Nach Auffassung des DStV sind zudem keine Gründe ersichtlich, die eine unterschiedliche Behandlung von Warenverkäufern und Dienstleistern auf Basis des verfassungsrechtlich geltenden Gleichheitsgrundsatzes rechtfertigen. Zur Schaffung von Rechtssicherheit regt er vor diesem Hintergrund an, dass Dienstleister bei der Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen ausdrücklich berücksichtigt werden. In seiner Stellungnahme zum Referentenentwurf adressierte der DStV zudem die Anregung, dass für die Übergangszeit bis zu einer gesetzlichen Klarstellung eine entsprechende Ausnahme in einem BMF-Schreiben vorgesehen wird. Nur so könnten Streitigkeiten im Rahmen von Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen vermieden werden.

Stand 15.05.2017

Ältere Artikel zum Thema

Seit dem 1.1.2017 müssen alle elektronischen Registrierkassen verschärfte Anforderungen erfüllen. Dazu zählt z. B. die Einzelaufzeichnungspflicht. Bei vielen Händlern steht deswegen die Investition in ein neues Kassensystem an. Nicht selten zieht der Mandant seinen Steuerberater zurate, bevor er sich zum Kauf einer GoBD-konformen Kasse entschließt. Dank zwei neuer Kooperationspartner des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStV) können Mandanten nun bei einer Neuanschaffung bares Geld sparen. Die beiden innovativen Berliner Unternehmen Tillhub und LocaFox bieten Kassensysteme an, die sich durch eine einfache Bedienung und eine moderne Oberfläche auszeichnen. Mittels Offline-Modus ist sogar mobiles Kassieren möglich. Dank gängiger Schnittstellen ist zudem der Steuerberater immer nur wenige Klicks von den steuerrelevanten Unterlagen entfernt. Das Kooperationsangebot deckt zwei Betriebssysteme ab: Tillhub läuft unter iOS auf dem Apple iPad. LocaFox POS verwendet Android. Details zu den Produkten und den jeweiligen Konditionen für die Mandanten von Mitgliedern der DStV-Verbände können den Broschüren der beiden Händler entnommen werden. Sie können in StBdirekt unter Service/Rahmenverträge als PDF-Version heruntergeladen werden. Dortfinden sich auch Links zu den Seiten der Hersteller.

Neue Anforderungen an Kassensysteme

Welche Geräte sind betroffen? Was bedeuten die Einzelaufzeichnungspflicht sowie die Regelungen zur Aufbewahrung?
Im Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an die mittels

• Registrierkassen,
• Waagen mit Registrierkassenfunktion,
• Taxametern sowie
• Wegstreckenzählern

erfassten Geschäftsvorfälle dargelegt. Demnach müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dazu zählen auch die mit dem Gerät erstellten Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig.

Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten, d.h. neben den Journal- auch Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen, revisionssicher gespeichert werden. Zudem müssen sie über die Dauer der Aufbewahrungsfrist
(i. d. R. 10 Jahre)

• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar und2
• maschinell auswertbar

sein. Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Diese Vorgaben müssten von der Kasse grundsätzlich selbst erfüllt werden. Reicht der Kassenspeicher nicht aus und ist auch keine Speichererweiterung möglich, müssen die Daten auf einem externen Datenträger, wie einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, unter Einhaltung der o.g. Kriterien vorgehalten werden. Außerdem müssen in einem solchen Archivsystem auch die vorgenannten Auswertungen möglich sein. Das gilt entsprechend bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. Die ausgeführten Pflichten gelten nicht nur für Buchführungspflichtige. Auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (sog. Einnahmenüberschussrechner) müssen sie beachten.

Was gilt es, noch zu beachten?
Die Aufbewahrungspflicht umfasst auch sonstige Organisationsunterlagen, wie z. B.

  • Handbücher,
  • Bedienungs- und Programmieranleitungen,
  • sämtliche Programmierprotokolle (wie beispielsweise über Artikelpreisänderungen, das Einrichten eines Bedieners oder Trainingskellners, über Berichteinstellungen und über die Änderung von Steuersätzen) sowie
  • Struktur- und Verfahrensdokumentationen.

Empfehlenswert ist zudem, ungewöhnliche Vorfälle, wie den Defekt einer Registrierkasse oder Nachstornos, zu protokollieren bzw. zu dokumentieren.

Zu berücksichtigen ist darüber hinaus, dass Kassensysteme zu Datenverarbeitungssystemen zählen. Damit gilt für sie gleichfalls die Verwaltungsanweisung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (v. 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450). Diese Grundsätze legen u.a. die weiteren Anforderungen an eine softwaregestützte Kassenbuchführung fest, wie Beleg-, Grund(buch)aufzeichnungs- und Journalfunktion.

Gnadenfrist für nicht aufrüstbare „Altgeräte“ nur bis 31.12.2016
Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Geräte hatte die Finanzverwaltung eine sog. Härtefallregelung geschaffen. Nur noch wenige Wochen, bis zum 31.12.2016, dürfen Steuerpflichtige die Kassen, die technisch nicht durch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen den Anforderungen entsprechend aufgerüstet werden konnten, einsetzen. In diesen Fällen sollte ein Nachweis des Herstellers, dass ein Aufrüsten nicht möglich ist, den Buchführungsunterlagen beigefügt werden. War eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung zur Erfüllung der Anforderungen der sog. „Kassenrichtlinie 2010“ möglich und ist bislang unterblieben, kann der Steuerpflichtige sich nicht auf die Übergangsregelung berufen.

Mangelhafte Kassenführung - Unheil droht!
In einer aktuell veröffentlichten Information zur „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ vom 31.10.2016 weist die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe auf die Folgen einer mangelhaften Kassenführung hin. Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenbuchführung erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann (s. AEAO zu § 158 AO). Kann dieser nicht geführt werden, besteht das Risiko, dass der Betriebsprüfer die Kassenbuchführung wegen der nicht ordnungsgemäß aufgezeichneten Geschäftsvorfälle verwirft. Schlimmstenfalls kann dies, so die Finanzverwaltung, den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung nebst Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Beim Vorliegen weiterer Differenzen ist auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens nicht ausgeschlossen.

Handlungsempfehlungen des DStV
Damit Steuerpflichtige sich nicht der Gefahr von Hinzuschätzungen aussetzen, sind sie gut beraten, ihre Altgeräte soweit möglich schnellstens mit einem Update entsprechend der Anforderungen zum 1.1.2017 aufzurüsten. Geräte, die nicht aufrüstbar sind, sollten ab dem 1.1.2017 nicht mehr genutzt werden. Eine rechtzeitige Neuanschaffung ist dringend geboten.

 

Dem nicht genug: Das neue Kassengesetz kommt

Mit den Beratungen im Bundestag am 15.12.2016 hat das lange Ringen um die Details des sog. Kassengesetzes ein Ende gefunden. Tags darauf stimmte der Bundesrat dem Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zu (BR-Drs. 764/16). Die Empfehlungen des Finanzausschusses des Bundestags (BT-Drs. 18/10667) haben die Planungen um einige für die Praxis relevante Änderungen ergänzt. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) gibt einen Überblick, was künftig beachtet werden muss.

Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme
Die Neuerungen sehen die gesetzliche Einführung der bisher untergesetzlich geltenden Einzelaufzeichnungspflicht speziell für elektronische Aufzeichnungssysteme vor (§ 146a Abs. 1 S. 1 AO). Diese gesetzliche Pflicht gilt für die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen grundsätzlich ab 1.1.2020 (vgl. ergänzend die am Ende stehende tabellarische Übersicht zu den Anwendungszeitpunkten der neuen Regelungen insgesamt). Im Falle der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen dürfen nur noch solche Geräte verwendet werden, die die digitalen Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzeichnen. Die Daten müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.

Um die Pflicht zu erfüllen, hat der Steuerpflichtige das elektronische Aufzeichnungssystem künftig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO bleibt dabei grundsätzlich unberührt. Nach der Gesetzesbegründung soll aber eine gesetzliche Vermutung für die Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen bestehen, wenn eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden ist und ordnungsgemäß genutzt wird (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 18).

Welche Geräte fallen unter den Begriff „elektronische Aufzeichnungssysteme“?
In einer noch zu entwickelnden Rechtsverordnung wird präzisiert, was ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist (vgl. Begründung, BT-Drs. 18/10667, S. 17: sog. Kassensicherungs-Verordnung - KassenSichV). Das BMF wird ermächtigt, die KassenSichV mit Zustimmung des Bundestages und des Bundesrates sowie im  Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Innern und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zu erlassen (§ 146a Abs. 3 S. 1 Nr. 1 AO).

Der im März 2016 vom BMF veröffentlichte Referentenentwurf für eine technische Verordnung zur Durchführung des Gesetzes (TV-RefE) gibt einen ersten Hinweis zu der Begriffsbestimmung. Danach sollen elektronische Aufzeichnungssysteme elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sein (§ 1 TV-RefE). Elektronische Buchhaltungsprogramme sollen nicht dazu gehören.

Was fällt unter den neuen Begriff des „anderen Vorgangs“?
Sog. „andere Vorgänge“ sind künftig neben den Geschäftsvorfällen von dem elektronischen Aufzeichnungssystem aufzuzeichnen. Nach der Begründung des Gesetzentwurfs der Bundesregierung sind andere Vorgänge solche, die unmittelbar durch die Betätigung der Kasse erfolgen (z. B. Tastendruck, Scanvorgang eines Barcodes), unabhängig davon, ob sich daraus ein Geschäftsvorfall entwickelt (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 19). Durch jede Betätigung der Kasse soll somit eine Protokollierung des anderen Vorgangs erfolgen. Darunter sollen beispielsweise nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle, Stornierungen und Trainingsbuchungen fallen.

Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung
Die technische Sicherheitseinrichtung wird aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen. Das Sicherheitsmodul protokolliert jede digitale Aufzeichnung (z.B. den Geschäftsvorfall, den anderen Vorgang oder die Trainingsbuchung). In der KassenSichV wird festgelegt, welche technischen Anforderungen für die Sicherheitseinrichtung künftig gelten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll mit der Festlegung der Eigenschaften der Komponenten beauftragt werden (§ 146a Abs. 3 S. 3 AO).

Die zu entwickelnden Sicherheitseinrichtungen sollen in einer Vielzahl von Kassen eingesetzt werden können. Bei Systemkassen soll nicht jede einzelne Kasse ein Sicherheitsmodul benötigen. Vielmehr soll ein Sicherheitsmodul für sämtliche im System verbundene Kassen verwendet werden können (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 14).

Pflicht zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung
Die technische Sicherheitseinrichtung muss zertifiziert sein. Das Zertifizierungsverfahren ist ein technisches Konzept zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 14). Die Zertifizierung erfolgt durch das BSI nach den Vorgaben der KassenSichV. Sie soll durch die Hersteller bzw. Entwickler der technischen Sicherheitseinrichtung beantragt werden. Das Zertifikat bestätigt, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Zur Unterstützung des Wettbewerbs unter den Herstellern von Sicherheitseinrichtungen ist eine technologieoffene und herstellerunabhängige Lösung geplant. Das BSI schätzt die Anzahl der Hersteller auf etwa fünf (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 16). Entsprechend wird davon ausgegangen, dass mehrere Hersteller am Markt auftreten werden (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 17).

Das Statistische Bundesamt geht davon aus, dass beim Erwerb eines neuen elektronischen Aufzeichnungssystems die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung im Gerät vorhanden ist (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 16). Zudem sollen elektronische Aufzeichnungssysteme aufgerüstet werden können. Es wird angenommen, dass der Preis einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung etwa 10 Euro pro Einheit betragen wird (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 16).

Den Steuerpflichtigen trifft zudem die Pflicht, die Zertifizierung fortlaufend aufrechtzuerhalten. Selbst wenn das Zertifikat unbegrenzt gültig sein sollte, nimmt das Statistische Bundesamt an, dass durch veränderte Manipulationsmöglichkeiten eine neue Zertifizierung alle 5 Jahre notwendig werden könnte (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 16).

Mitteilungspflicht
Der Steuerpflichtige hat den nach §§ 18 bis 20 AO zuständigen Finanzämtern, wie dem Wohnsitz- oder dem Betriebsfinanzamt, folgende Angaben mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO):

  • Name und Steuernummer,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl, Seriennummern und Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Angaben sind auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erteilen. Die Informationen dienen der Finanzverwaltung unter anderem bei der risikoorientierten Fallauswahl für Außenprüfungen (vgl. BT-Drs. 18/10667, S. 29).

Belegausgabepflicht bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen
Jeden Steuerpflichtigen, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, trifft künftig eine Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO). Der Unternehmer hat einen Beleg über den Geschäftsvorfall zu erstellen und diesen dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgehändigt werden. Er muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Das Gesetz sieht aus Zumutbarkeitsgründen eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht für den Fall vor, dass Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden. Wenn der Steuerpflichtige diese Ausnahme nutzen möchte, muss er einen Antrag im Sinne des § 148 AO bei der Finanzbehörde stellen. Die Entscheidung über die Befreiung von der Pflicht trifft die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen. Die Befreiung kann widerrufen werden.

Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens
Innerhalb des Geltungsbereichs der AO gilt das Verbot, folgende Gegenstände gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen (§ 146a Abs. 1 S. 5 AO i.V.m. § 146a Abs. 1 S. 1 bis 3 AO):

  • elektronische Aufzeichnungssysteme,
  • Software für elektronische Aufzeichnungssysteme,
  • zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen.

Ausgenommen von dem Verbot ist der Handel von vorgenannten Gegenständen in ein Gebiet außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes. Die Begründung des Gesetzentwurfs der Bundesregierung gibt Anhaltspunkte für die Bestimmungen der Begriffe des In-Verkehr-Bringens, des Bewerbens und der Gewerbsmäßigkeit (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 20).

Neue Sanktionen
Der Katalog der Steuergefährdungsvorschrift gem. § 379 AO wurde um folgende vorsätzliche oder leichtfertige Pflichtverletzungen erweitert:

  • Unrichtiges Aufzeichnen bzw. unrichtiges Aufzeichnen-Lassen von Geschäftsvorfällen oder Betriebsvorgängen (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 AO),
  • Keine oder nicht richtige Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 AO),
  • Kein oder nicht richtiger Schutz eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 AO),
  • Gewerbsmäßiges Bewerben oder In-Verkehr-Bringen der oben aufgeführten Gegenstände (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 6 AO).

Für diese Pflichtverstöße gilt ein Bußgeldrahmen von bis zu 25.000 Euro. Verletzungen gegen die neuen Pflichten zur Mitteilung gegenüber der Finanzbehörde und zur Belegausgabe können mangels Einbeziehung in die Ordnungswidrigkeitenvorschrift nicht geahndet werden.

Zur Vermeidung eines Bußgelds gilt es zu beachten, dass insbesondere in folgenden Fällen eine Rezertifizierung oder Neuzertifizierung erforderlich ist (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 20):

  • individuelle Änderungen an der technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Bekanntwerden von Umständen, wonach eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen oder technischen Anforderungen der KassenSichV entspricht.

Treten diese Umstände ein, dürfte das elektronische Aufzeichnungssystem nicht mehr oder nicht richtig geschützt sein. Werden die als zweites genannten Umstände bekannt, wird dies im Bundessteuerblatt Teil I und auf der Internetseite des BSI veröffentlicht. Im Rahmen dieser Veröffentlichung wird darauf hingewiesen, dass die Zertifizierung formal erloschen ist. Zudem erfolgt der Hinweis, dass nach Ablauf einer angemessenen Frist die technische Sicherheitseinrichtung, deren Zertifizierung erloschen ist, nicht mehr die  gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, sofern nicht innerhalb dieser Frist den Anforderungen der KassenSichV entsprochen wird.

Einführung einer Kassen-Nachschau
Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wird als neues Instrument eine Kassen-Nachschau gesetzlich eingeführt (§ 146b AO, vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 12). Sie dient der zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.

Bei einer Kassen-Nachschau kann die Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen die Ordnungsgemäßheit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen sowie Kassenausgaben überprüfen. Die Prüfung erfolgt während der üblichen Geschäftszeiten. Es können computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen und offene Ladenkassen kontrolliert werden. Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in den Geschäftsräumen ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises des Amtsträgers zulässig (vgl. BT-Drs. 18/9535, S. 22). Dies gilt z.B. für Testkäufe. Sobald der Amtsträger beispielsweise folgende Anordnungen gegenüber dem Steuerpflichtigen erteilt, muss er sich ausweisen:

  • bei der Anweisung, dass er der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will,
  • bei der Aufforderung, Bücher oder die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen (wie das Zertifikat, Systembeschreibungen zum verwendeten Kassensystem, Bedienungs- oder Programmieranleitungen)  vorzulegen,
  • bei dem Verlangen, Einsicht in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle nehmen zu können,
  • bei der Aufforderung zur Auskunftserteilung.

Die unangekündigte Kassen-Nachschau soll das Entdeckungsrisiko des steuerunehrlichen Unternehmers deutlich erhöhen. Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.

Gesetzliche Implementierung der Einzelaufzeichnungspflicht
Nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) und der ständigen Rechtsprechung gilt seit jeher untergesetzlich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Zur Klarstellung wird die Pflicht nunmehr gesetzlich vorgegeben (§ 146 Abs. S. 1 AO). Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind. Einzelne Vorgänge sollen sich so in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Der BFH entwickelte eine Ausnahme von dieser Pflicht (BFH-Urteil vom 12.5.1966, BStBl III S. 372), welche von der Finanzverwaltung in dem Anwendungsschreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 anerkannt ist (vgl. Rz. 39): Von der Pflicht ausgenommen ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dies gilt für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität. Nach dem Anwendungsschreiben zu den GoBD stellt sich die Frage der Zumutbarkeit jedoch dann nicht, wenn elektronische Grundbuchaufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht tatsächlich technisch geführt werden. Entsprechend gilt in diesen Fällen die Ausnahme nicht.

Das Kassengesetz schreibt die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht nunmehr gesetzlich fest. Sie ist qua Gesetz nur auf offene Ladenkassen anwendbar (§ 146 Abs. 1 S. 3, 4 AO). Damit wird die nach dem Anwendungsschreiben zu den GoBD geltende Finanzverwaltungspraxis ebenfalls in das Gesetz übertragen: Registrierkassen müssen Umsätze nach dem Auslaufen der im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geregelten Übergangsregelung, also ab 1.1.2017 einzeln aufzeichnen können (BStBl. I 2010, S. 1342, sog. „Kassenrichtlinie 2010“). Demnach ist die Ausnahme ab 1.1.2017 bereits aus untergesetzlichen Gründen nur auf offene Ladenkassen anwendbar.

Was gilt ab wann?
In der Praxis sind die folgenden Anwendungszeitpunkte zu beachten (§ 30 EGAO).

Neue Regelung

Anwendungszeitpunkt

Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung

Grundsatz: ab 1.1.2020

Ausnahme: ab 1.1.2023 – Gilt für Registrierkassen, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (sog. „Kassenrichtlinie 2010“) erfüllen und nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden bzw. vor dem 1.1.2020 erworben werden, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind

Mitteilungspflicht

Grundsatz: ab 1.1.2020

Nachmeldungspflicht für „Altkassen“: Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1.1.2020 angeschafft worden sind, hat der Steuerpflichtige die Mitteilung bis zum 31.1.2020 zu erstatten.

Belegausgabepflicht

ab 1.1.2020

Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens

ab 1.1.2020

Neue Sanktionen

ab 1.1.2020

Kassen-Nachschau

ab 1.1.2018 (Vor dem 1.1.2020 kann vom Prüfer keine Datenübermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt werden. Der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems wird erstmals ab 1.1.2020 geprüft.)

Einzelaufzeichnungspflicht

Mit Inkrafttreten des Gesetzes

Ausblick
Nach den Koalitionsfraktionen der CDU/CSU und SPD des Finanzausschusses des Bundestags soll das Gesetz vier Jahre nach seinem Inkrafttreten evaluiert werden (vgl. BT-Drs. 18/10667, S. 21). In die Evaluierung soll das Erreichen der Wirkungsziele ebenso einbezogen werden wie die Effizienz der Belegausgabepflicht. Sollte die Evaluierung ergeben, dass die gesetzlichen Maßnahmen zu einer wirksamen Manipulationsbekämpfung nicht ausreichen, werde der Gesetzgeber nachsteuern. Dabei werde auch die Einführung einer generellen Registrierkassenpflicht gekoppelt mit einer Belegausgabepflicht in die Erwägungen einzubeziehen sein.

Technische Voraussetzungen
Sie haben Fragen zu technischen Anforderungen elektronischer Kassensysteme? Gern unterstützen wir Sie und vermitteln Ihnen einen Kontakt für die Klärung Ihrer Fragen und Probleme. Bitte wenden Sie sich an das Team der Geschäftsstelle.


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