Steuerfreie Überlassung oder Sofortabschreibung von Ausstattung für das Arbeitszimmer

Unabhängig davon, ob sie ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben oder die neue Homeoffice-Pauschale (5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr) in Anspruch nehmen, können Arbeitnehmer selbst angeschaffte Arbeitsmittel als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören auch Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro ohne Umsatzsteuer (brutto aktuell 952 Euro) können die Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden, bei größeren Anschaffungen muss hingegen eine Verteilung auf die Nutzungsdauer erfolgen. Beispielsweise muss ein Laptop zum Bruttopreis von 999 Euro bisher auf drei Jahre abgeschrieben werden. Das soll sich jedoch kurzfristig ändern.

Coronapandemie: neue Sofortabschreibung für digitale Wirtschaftsgüter

Nach einem Bund-Länder-Beschluss aus dem Januar 2021 sollen bestimmte digitale Wirtschaftsgüter rückwirkend zum 1. Januar 2021 sofort abgeschrieben werden können. Die Kosten für Computerhardware und -software zur Dateneingabe und -verarbeitung sollen im Jahr der Anschaffung oder Herstellung steuerlich vollständig berücksichtigt werden und somit für Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden können. Davon sollen gleichzeitig auch alle profitieren, die im Homeoffice arbeiten. 

Die neue Regelung soll vor allem für die Kosten von Hardware wie Drucker, Scanner und Bildschirme gelten, ebenso aber auch für alle Arten von Software. Bei Anschaffungen aus dem Jahr 2020 soll die Möglichkeit geschaffen werden, deren Restwert vollständig abzuschreiben

Die Umsetzung soll untergesetzlich geregelt werden und damit kurzfristig erfolgen. Wir halten Sie in diesem Beitrag über die Entwicklungen dazu auf dem Laufenden. 

Für die Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber gibt es schon seit Jahren Vergünstigungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Regelungen dazu aufgeführt.

Zum rechtlichen Hintergrund: Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge, Geräte oder Fachbücher leihweise und unentgeltlich zur Nutzung, liegt für die Dauer des Dienstverhältnisses kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Mitarbeitern zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt, oder ob die Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschaffen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Auslagenersatz, § 3 Nr. 50 EStG). 

Eigentum des Arbeitgebers: Arbeitsmittel zur beruflichen Verwendung steuerfrei

Wichtig ist allerdings, dass die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben, sonst entsteht Arbeitslohn. Regelmäßig muss zudem eine private Mitbenutzung durch die Mitarbeiter ausgeschlossen sein. Für Hard- und Software sowie Telekommunikationstechnik gibt es hiervon jedoch eine gewichtige Ausnahme.

Ausnahme: Datenverarbeitungsgeräte auch zur Privatnutzung steuerfrei

Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör bleiben steuerfrei. Ebenso steuerfrei sind die geldwerten Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen (§ 3 Nr. 45 S. 1 EStG). 

Die Steuerbefreiung ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerbefreiung ist auch nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielweise auch für die Computernutzung zu Hause (R 3.45 LStR). Im Rahmen einer steuerfreien Nutzungsüberlassung sind die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) ebenfalls steuerfrei. 

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Sogar eine Entgeltumwandlung wäre also zulässig. Auch diese Steuerbefreiung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält. 

Hinweis: Achtung bei Übereignung von Smartphones und Co.

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern hingegen Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbillig übereignet, entsteht Arbeitslohn. Erfolgt dies zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist eine sozialversicherungsfreie Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent möglich. Das gilt auch für Zubehör wie Monitore oder Drucker und für die Internetgebühren.

Quelle: Haufe Online Redaktion

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