Warum die Digitalisierung in vielen Kanzleien nicht vorankommt

Die Wirtschaft weltweit steht vor einem radikalen Umbruch. Herkömmliche Verfahren der Entwicklung, der Produktion und der Verteilung von Gütern und Dienstleistungen werden flächendeckend durch digitale Prozesse abgelöst. Auch Steuerkanzleien werden nicht verschont. Im Gegenteil: dort gibt es zahlreiche Vorgänge, die digital besser und kostengünstiger erledigt werden können. Viele Kanzleiinhaber ignorieren diesen Wandel und verpassen so den Anschluss an die Wettbewerbsfähigkeit.

Warum gerade jetzt?

Nicht wenige fragen sich, weshalb gerade jetzt die Digitalisierung so einen hohen Stellenwert einnimmt. Computer gibt es ja schon seit Jahrzehnten und sie sind aus einer Steuerkanzlei gar nicht mehr weg zu denken. Aber: bisher waren Computer nur Hilfsmittel in einem weitestgehend analogen Prozess. Zukünftig werden Computer zu autonom handelnden Einheiten werden. Bei bestimmten Vorgängen wird ein Eingriff des Menschen nur noch partiell notwendig werden. Insbesondere Prozesse, die sich leicht in Algorithmen formen lassen – wie z. B. Buchführung und Erstellen von Steuererklärungen - werden eher mehr als weniger automatisiert werden.

Ursache ist der massive Fortschritt in der Entwicklung der Hardware. Nach dem Moore´schen Gesetz verdoppelt sich die Leistungsfähigkeit von Computern etwa alle 18 Monate. Die Gültigkeit des Gesetzes wurde in den letzten 50 Jahren stets bestätigt. Mit der heute und in naher Zukunft möglichen Technik können Rechenvorgänge von ungeheurem Ausmaß ermöglicht werden.

Ein Beispiel: Eine komplexe Berechnung, für die im Jahr 2001 ein Computer 24 Stunden benötigte, dauert heute nur noch 5 Minuten. In etwas mehr als zehn Jahren wird die Lösung bereits nach einer Sekunde ausgegeben. Dieser Geschwindigkeitsfortschritt ermöglicht neuartige Computerprogramme mit sehr komplexen Entscheidungsgrundlagen. Die lange Zeit beschworene Künstliche Intelligenz hat bereits heute ihren Durchbruch erzielt, wenn auch nur in einer schwachen Form. Diese gleicht sich jedoch mit Riesenschritten - die sich alle 18 Monate verdoppeln – der starken menschlichen Intelligenz an.

30 %  Einsparpotenzial

Die Folgen der Digitalisierung werden nicht über Nacht zu spüren sein, sondern sich allmählich entwickeln. Kanzleiinhaber, die sich dieser Entwicklung anschließen, verschaffen sich einen Vorsprung im härter werdenden Wettbewerb.

Bereits heute gibt es zahlreiche Gelegenheiten, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Innovative Kanzleien haben längst die Chancen erkannt und diese zu Produktivitätsvorteilen umgesetzt. 30 % Einsparpotenzial ist nicht zu hoch gegriffen. Voraussetzung ist, dass die Maßnahmen planvoll umgesetzt und Mitarbeiter und Mandanten in die Gestaltung der Prozessabläufe einbezogen werden.

Was ist zu tun?

  • Der radikalste aber unverzichtbare Schritt ist die Verbannung von Papier als Informationsträger und der vollständige Ersatz durch elektronische Dokumente.

  • Tod dem Pendelordner und statt dessen Nutzung von Online-Portalen zum strukturierten Dokumentenaustausch.

  • Nutzung von Systemen, die eine Online Zusammenarbeit mit dem Mandanten ermöglichen. Dazu gehören Lösungen wie DATEV Unternehmen Online, ADDISON OneClick oder Agenda Unternehmens-Portal. Nicht nur die Mandantenbuchführung lässt sich dadurch effizienter organisieren. Es können auch weitere Leistungen wie Zahlungsverkehr und Mahnwesen erledigt werden.

  • Konsequente Nutzung der Eigenorganisationsmodule. In den meisten Kanzleien sind diese Module installiert, werden aber nur von den wenigsten konsequent genutzt. Viele Funktionen wie komfortable Rechnungserstellung, Planung, Controlling, Termin- und Fristenmanagement werden nur rudimentär genutzt.

  • Kommunikation nahezu ausschließlich über E-Mail.

  • Nutzung eines qualifizierten Dokumentenmanagementsystems.

Die wenigsten Kanzleien dürften unvorbereitet sein. So hat die Kommunikation mit E-Mail in den meisten Kanzleien bereits einen großen Stellenwert. Auch Dokumente werden oft per E-Mail übermittelt. Allerdings meist unstrukturiert und jenseits von Sicherheitsüberlegungen.

Der Fluch der ersten Digitalisierungswelle

Zahlreiche Studien belegen, dass die bisherige Computernutzung in den Büros nur wenig gebracht hat. Ursache ist, dass in den wenigsten Fällen eine konsequente Umstellung von analoger auf digitaler Technik stattgefunden hat.

Anstatt alte Systeme auszumerzen, sind zahlreiche neue hinzugekommen. Heute ist ein Nebeneinander von unterschiedlichen Archivierungs- und Kommunikationsarten zu beobachten: klassische Briefpost, E-Mails, Nutzung von Online-Filesharing (z. B. DropBox, Google Drive), Informationsaustausch über anbietergebundene Systeme wie z. B. DATEV Mitteilungen, Unternehmen Online oder One Klick. Einen Wildwuchs gibt es auch bei der Ablage der Dokumente. Neben der Papierablage werden Informationen im Windows-Dateisystem, in der digitalen Dokumenten-Akte, in den Mailsystemen abgelegt. Teilweise erfolgt die Speicherung in zentralen Ordnern, auf die alle Zugriff haben, teilweise richten sich die Mitarbeiter eigene Ablagesysteme in Windows und in Outlook ein. Schließlich verbleiben viele Unterlagen in den Anwendungsprogrammen wie BWAs oder Steuererklärungen. Mehr Chaos ist kaum möglich. Mit der Verbannung des Papiers und der Bündelung der übrigen Ablagequellen in ein einziges, gut gepflegtes Dokumentenmanagementsystems verschwinden viele Probleme über Nacht.

Die 5 Hemmfaktoren auf dem Weg zur digitalen Kanzlei

Fragt man Kanzleiinhaber, warum sie die Digitalisierung nicht stärker vorantreiben, gibt es häufig die Antwort „ich würde ja gern, aber ...“ Danach sind die Hinderungsgründe bei den unwilligen Mandanten, den skeptischen Mitarbeitern, der unzulänglichen Technik und Sicherheit, den vermeintlich hohen Kosten und der mangelnden Zeit zu suchen.

Ausrede 1:
Meine Mandanten wollen nicht

Sicherlich gibt es Mandanten, die mit Technik nicht viel zu tun haben wollen und vielleicht sogar gerade deshalb einen Steuerberater suchen, dem sie alles unstrukturiert anvertrauen können. Aber ist das die Mehrheit? Sind diese Mandanten auch noch in 5 Jahren auf dem Markt?

Umgekehrt beklagen sich viele junge und junggebliebene, modern aufgestellte Unternehmer, dass die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater recht altbacken verläuft. Digitale Belege, die aus strukturierten Datenbanken stammen, müssen ausgedruckt werden, anstatt die Datensätze gleich elektronisch zu übermitteln. Häufig arbeiten Mandanten mit elektronischen Warenwirtschaftssystemen, Handwerkerprogrammen oder Online-Shopsystemen. Die darin erstellten Rechnungen müssten gar nicht mehr erfasst werden. Es würde die Übernahme der Summen in die Finanzbuchführung genügen. Voraussetzung ist natürlich, die vorgenannten Systeme sind GoBD-konform. Werden Rechnungen per Excel- oder Word erstellt, genügt die Erstellung eines PDF pro Rechnung als Beleg für die Fibu.

Richtig falsch wird es gar, wenn elektronisch empfangene Rechnungen ausgedruckt und in den Pendelordner geheftet werden. Nach den GoBD sind elektronische Rechnungen elektronisch zu verwahren. Den elektronischen Abbildern kommt die Belegfunktion zu.

Meine eigene Erfahrung? Ich nehme seit Jahren nur noch Mandate an, die sich bereiterklären, ihre Dokumente per Unternehmen online hochzuladen. Kein einziges Mandat ist an dieser Bedingung gescheitert. Im Gegenteil.



30 % Produktivitätsgewinn mit der Digitalisierung


Wie kann es zu diesem unglaublichen Gewinn an Effizienz und Produktivität kommen?


Problem des heutigen Stands der Nutzung digitaler Technik ist der vielfache Medienbruch: digital erzeugte Dokumente werden gedruckt, versendet, beim Empfänger geöffnet, manuell erfasst, ggf. wieder eingescannt und / oder umständlich in Papierarchive abgelegt.

In einer Kanzlei mit etwa zehn Mitarbeitern gehen zwei Mitarbeiterjahre für Drucken und Kopieren verloren. Hinzu kommt das Scannen von Unterlagen, das nur deshalb notwendig ist, weil die ursprünglich digitalen Dokumente gedruckt wurden.

Ein weiterer wesentlicher Zeitfresser sind Suchvorgänge. Um die nötigen Informationen für einen Auftrag zu erhalten sind oft lange Wege in der Kanzlei oder beim Mandanten zurückzulegen. Das Blättern in überfüllten Leitz-Ordnern verschlingt ebenfalls Zeit. Dabei geht es oft nur um kleinere Informationen, die über ein Dokumentenmanagement in zwei, drei Sekunden erlangt werden könnten.

Am deutlichsten wird es beim verteilten Arbeiten. Bei geschickter Organisation haben Mandant, Mitarbeiter und Steuerberater stets Zugriff auf den gleichen Dokumenten- und Datenbestand. Umständliche Rückfragen und Recherchen entfallen.

Schließlich frisst die Zeit der Datenerfassung Unmengen von Zeit. Daten, die bereits in einem anderen System digital erfasst sind müssen erneut eingetippt werden. Auch wenn die nahtlose Datenübertragung, wie sie das ZUGFeRD-Format verspricht, noch auf sich warten lässt – mit der OCR-Erkennung können bereits heute viele Daten maschinell ausgelesen und in unsere Systeme übernommen werden.

ggg

Ausrede 2:
Meine Mitarbeiter wollen nicht

Mit der Digitalisierung ändern sich gewohnte Abläufe. Nicht alle Mitarbeiter zeigen Begeisterung, wenn sie ihre eingeübten Tätigkeiten aufgeben und neue erlernen müssen. Kommt noch die Angst hinzu, den Arbeitsplatz verlieren zu können, sinkt die Mitmach-Bereitschaft auf ein Minimum. Daher ist die Befürchtung, Mitarbeiter könnten ein Umstellungsprojekt ausbremsen, alles andere als unbegründet.

Aber es gibt auch andere. Nicht wenige Mitarbeiter fürchten, dass sie den Anschluss verlieren, dass andere Arbeitgeber viel moderner und effizienter sind. Ihren selbstverständlichen Umgang mit Internet und Smartphone erleben sie so ganz anders als ihre täglichen Arbeitsabläufe.

Ein Veränderungsprojekt erfordert auf die Ängste einzugehen, Unterstützung zu leisten, Sicherheit zu vermitteln.

Sicher, es wartet ein Produktivitätsgewinn von 30 %! Doch heißt dies, dass in dieser Höhe Beschäftigungsvolumen abgebaut werden muss?, Es gibt so viele Leistungen, die wir unseren Mandanten anbieten könnten. Wenn wir nur die Zeit hätten und die Mitarbeiter...

Ausrede 3:
Die Sicherheit ist nicht gewährleistet

Dies ist das Lieblingsargument aller Innovationsmüden. Dahinter lässt es sich gut verstecken, tauchen doch täglich neue Horrormeldungen über Datenklau und Datenmissbrauch auf.

Dabei gibt es einfache und kostengünstige Sicherungsmaßnahmen. Hochwertige Schlösser in unseren Häusern und Wohnungen sind selbstverständlich. Das Auto würden wir nicht einmal während der Zeit offenlassen, um Brötchen zu kaufen. Wer seine Online-Sicherheit mit der gleichen Inbrunst pflegt, wird keine Probleme mit Datendieben bekommen.

Oder trauen Sie mehr der traditionellen Post und ihren jungen Wettbewerbern? Mit deren immer schlechter bezahlten und kaum ausgebildeten Mitarbeitern, die oft minutenlang ihre Postkarren herrenlos auf der Straße stehen lassen.

Ausrede 4:
Die Umstellung ist zu teuer

Der Weg in die Digitalisierung ist kein leichter. Und kein billiger. Keine Investition verspricht Mühelosigkeit. Immer muss ein Berg bewältigt werden, bevor die lange Schussfahrt ins Tal beginnt.

Tatsächlich sind die Investitionen in Hard und Software überschaubar. Vieles ist längst installiert und betriebsbereit, wird nur nicht genutzt. Mehrkosten stehen Einsparungen gegenüber. Keine Leitzordner, Regale, weniger Platzbedarf, keine Kosten für Langzeitarchivierung.

Die eigentlichen Kosten sind die Softfacts. Die Überzeugung der Mitarbeiter, deren Schulung, Einarbeitung, Gewöhnung der Mandanten an die neuen Prozesse. Dies kostet Zeit und Geduld. Bei guter Vorbereitung ist der Berg in wenigen Monaten erklommen. Die lange Abfahrt wartet...

Ausrede 5:
Ich habe keine Zeit

Es gibt die alte Geschichte von einem Wanderer im Hochtaunus, der auf einen Holzfäller traf. Der Wanderer wunderte sich, warum der Holzfäller mit einem stumpfen Beil auf den Baum eindrosch, ohne dass sich die Kerbe nennenswert vergrößerte. "Warum schleifst Du Dein Beil nicht", fragte der Wanderer den Holzfäller. "Keine Zeit", antwortete dieser, "ich muss unbedingt diesen Baum fällen."

Die technischen Möglichkeiten, die vor unseren Füßen liegen, bieten ein riesiges Potenzial, unsere Werkzeuge zu schärfen und die Aufgaben anschließend wesentlich effizienter erledigen zu können. Aber sie müssen erschlossen, eingeübt, beherrscht werden. Ohne gründliche Vorbereitung und Einarbeitung wird dies nicht gelingen.

Keine Zeit zu haben ist daher tatsächlich ein Hemmfaktor für die Digitalisierung der Kanzlei. Wer zu lange zögert, wird in Zukunft vielleicht genug Zeit haben, aber keine Mandanten mehr.

Fazit

Die Digitalisierungswelle ist nicht mehr aufzuhalten. Sie wird alle Branchen erfassen, insbesondere auch Steuerkanzleien. Wer den Zug verpasst, wird es in Zukunft schwer haben, ausreichend Mandanten auskömmlich betreuen zu können.

Auf der anderen Seite stehen zahlreiche Möglichkeiten „out-of-the-box" bereit - also ohne große Anpassungsmaßnahmen. Unsere Softwarepartner bieten viele Werkzeuge an, die uns die Umstellung hin zur digitalen Kanzlei erleichtern. Und das Beste: vieles davon ist bereits auf unseren Servern installiert und wartet auf seine Nutzung.

Der Abschied vom Papier ist unvermeidlich, aber gleichzeitig auch ein wichtiger Hemmfaktor für eine Branche, die sich wie kaum eine andere über das Medium Papier definiert hat.

Wenige Mandanten werden sich verweigern, dagegen warten viele auf eine Steuerkanzlei, die mit der Zeit geht. Auch Mitarbeiter arbeiten gern modern. Gleichwohl sollten deren Ängste nicht vernachlässigt werden.

Den größten Nutzen der Digitalisierung werden die frühen Anwender haben. Wer so lange wartet, bis er von den Verhältnissen gezwungen wird, umzustellen, wird viel Mühe aber wenig Lohn haben. Wer noch länger wartet, erspart sich die Mühe und den Lohn.



Was tun mit der gewonnen Zeit?


30 % Zeiteinsparung durch Digitalisierung führt bei vielen reflexartig zu der Annahme bzw. Angst, es werden dann 30 % der Arbeitsplätze wegfallen. Kanzleien die heute bereits Schwierigkeiten haben, ihre Stellen zu besetzen werden eine solche Entwicklung begrüßen. Ein älterer Mitarbeiter in einer strukturschwachen Region hingegen wird von diesen Aussichten wenig begeistert sein.


Digitalisierung beschleunigt Arbeitsprozesse, ermöglicht aber gleichzeitig auch andere Tätigkeiten durchzuführen, die mit der analogen Technik kaum zu bewältigen wären.

Mahnwesen und Zahlungsverkehr gehören dazu. Die immer noch überwiegend praktizierte Form der Buchführung, bei der zwischen Belegentstehung und Verbuchung bis zu 70 Tagen liegen können, ist nicht geeignet, mit der Buchung naheliegende Vorgänge wie Zahlung und Erinnerung durchzuführen. Werden aber Belege digitalisiert bereitgestellt, kann sehr viel zeitnäher gebucht werden. Die einmal erfassten Daten können mit nur geringem Zeitaufwand für weitere Tätigkeit genutzt werden.

Überhaupt könnte der Nutzen der Fibu gesteigert werden: individuelle an die Bedürfnisse der Mandanten angepasste Auswertungen und Kennziffern oder Kosten- und Leistungsrechnung sind zusätzliche Leistungen, die in ein passgenaues Controlling für den Mandanten münden könnten.

ggg

 

Autor
Armin Heßler, StB WP
Vizepräsident für Berufsausbildung und Berufsfortbildung und fachlicher Leiter der Steuerakademie Hessen

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